O relatório de visita técnica é um documento importante da sua consultoria de alimentos, pois ele registra tudo o que ocorreu durante a sua visita no estabelecimento de seu cliente.
Para que serve e porque é importante realizar um bom relatório de visita técnica?
O relatório de visita técnica é uma forma de mostrar ao seu cliente como anda o estabelecimento dele, ou seja, se está evoluindo ou não.
Através do relatório de visita gerado no final do atendimento, o cliente poderá medir a qualidade dos seus serviços como consultor.
Por isso, é importante você realizar um bom relatório de forma que seja o mais detalhado possível para que o cliente saiba como está o seu estabelecimento e, assim, possa tomar as medidas necessárias para realizar as melhorias.
Quais os benefícios do relatório de visita técnica?
São muitos os benefícios que esse documento pode oferecer, tanto para o consultor quanto para o cliente. Alguns deles são:
- Deixa as visitas mais padronizadas, ágeis e práticas;
- Poupa tempo durante as visitas e demais atividades da consultoria;
- Gera eficiência nas visitas;
- Aumenta a produtividade do serviço;
- Cria um histórico de atendimento;
- Gera um banco de dados para ser acessado pelo consultor e cliente sempre que quiserem;
- Serve de base para tomada de decisões e ações estratégicas para melhorias do estabelecimento do seu cliente;
- Torna o seu serviço de consultor mais confiável e com mais qualidade;
- Aumenta a satisfação e confiança do seu cliente;
- Serve de comprovação dos seus serviços prestados;
- Serve de respaldo para tudo o que você executou durante a visita;
- Evita perda de informações importantes;
- Evita perda de clientes;
- Ajuda a captar mais clientes.
Agora que você já sabe o que é, para que serve e quais os benefícios de um relatório de visita técnica, é hora de você saber tudo o que esse documento contém.
O que não pode faltar no relatório de visita técnica?
No relatório de visitas, tudo no estabelecimento do seu cliente deve ser analisado, sendo ou não sua primeira visita.
Você deve realizar um relatório de forma ordenada, ou seja, assim como todo documento deve ter início, meio e fim.
Isso serve para você não se perder durante a visita sem saber direito o que deve colocar e também para evitar possíveis transtornos com a falta de alguma informação coletada, alguma foto que não foi tirada, algum item que não foi devidamente preenchido e outros.
Isso ajuda você a realizar um relatório de visita técnica mais organizado e padronizado, poupando, inclusive, perda de tempo.
Portanto, o relatório deve conter os seguintes itens e informações:
1. Cabeçalho
O cabeçalho contém os dados do seu cliente. Inclui:
- Nome da empresa do seu cliente com CNPJ, logotipo, endereço e dados para contato (telefone, e-mail, redes sociais).
2. Identificação da visita/serviço
Identifica qual é a visita e quem a realizará. Contém:
- Data do dia da visita;
- Horário de início e fim da visita;
- Nome do consultor com dados de contato.
Colocar a data de entrada e saída é importante para que você tenha noção do tempo de duração da vista e, assim, possa ir ajustando nas demais visitas. Isso ajuda você a otimizar o seu tempo.
3. Desenvolvimento do serviço
Aqui você detalha tudo o que você encontrar no estabelecimento durante a visita. Deve dar ênfase às não conformidades, mas deve também destacar os pontos positivos, ou seja, as melhorias que já foram implementadas. Contém:
- Itens que serão avaliados através de um check list;
- Observações detalhadas por escrito em cada item, principalmente das não conformidades;
- Registros fotográficos.
A parte mais importante da sua visita é a aplicação do check list para verificar como está o estabelecimento.
É muito importante que você descreva de forma detalhada todos os itens que você avaliar na sua visita, principalmente quando se fala das não conformidades, para que não fiquem dúvidas para você e nem para o seu cliente.
Além disso, os registros fotográficos são essenciais, pois geram mais qualidade e confiança no seu trabalho e servem para você provar a não conformidade que você destacou. Isso servirá de respaldo para você caso seja questionado pelo cliente ou algum funcionário.
Por exemplo, se você encontrou um setor da empresa bem sujo, tire foto e coloque especificando no seu relatório sobre a questão da higiene desse setor. E assim faça com todas as outras não conformidades.
4. Final do relatório
Encerra o relatório de forma que o consultor e o cliente fiquem cientes de tudo o que foi feito na visita e no relatório. Contém:
- Data da visita;
- Campo para assinatura do consultor contendo seu nome, profissão e número do registro profissional;
- Campo para assinatura do cliente contendo seu nome e CPF.
Com o passar do tempo, suas visitas vão se tornando mais padronizadas e seu tempo já estará bem otimizado, porque você terá entrado no ritmo das visitas e conseguirá realizar visitas e relatórios com mais agilidade sem deixar a desejar na qualidade do seu serviço.
Relatório de visita técnica digital
Até um tempo atrás, os relatórios estavam presos apenas a papeis, mas com o avanço da tecnologia, hoje é possível realizar relatório de visita de forma digital.
Para isso, temos à sua disposição o único software do mercado desenvolvido exclusivamente para a consultoria de alimentos, o Food Checker.
Com o Food Checker, você cria relatórios simultaneamente às suas visitas descrevendo cada item que analisar como a higiene dos utensílios, equipamentos e instalações; as planilhas de controle; a documentação da empresa e muitos outros itens,
Você pode descrever tudo de forma escrita e fotográfica e ainda pode atribuir uma nota para cada item que analisar e, no término do relatório, este gera uma nota média final que servirá de base para o relatório de evolução do estabelecimento.
Além disso, criando relatórios de visitas no Food Checker, você consegue enviar em questão de segundos o relatório em pdf por e-mail para o seu cliente para que ele tenha acesso a todas as informações. Dessa forma, o cliente pode consultar todas as informações da visita técnica sempre que quiser.
Esse documento também ajuda você, consultor, a realizar o plano de ação imediatamente pós realizar o relatório de visita técnica que servirá para o seu cliente traçar metas para as mudanças que ainda precisam ser implementadas na empresa.
Após a finalização do relatório, é realizada a ata de visitas, um documento que registra que houve a visita técnica nesse dia e tudo o que o consultor de alimentos realizou durante a visita.
Portanto, o relatório de visitas é um documento importante que você como consultor precisa implementar nas suas consultorias. Com ele, você não apenas estará a par da real situação do estabelecimento do seu cliente, mas terá todas as informações necessárias para elaborar um plano de ação e estará respaldado para possíveis questionamentos.
E com a ajuda da tecnologia, mais especificamente por meio do Food Checker, você poderá elaborar relatórios de visita técnica de forma bem prática, principalmente se você é iniciante na consultoria de alimentos e ainda não sente segurança durante as visitas ou para realizar outros serviços.
Se você ainda não conhece o Food Checker pode solicitar uma demonstração gratuita para conhecer o nosso software. Use a tecnologia a seu favor para que você realize um trabalho com mais qualidade e tenha maiores retornos financeiros.